← Terug naar Vriendenweekend Plus

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 6 november 2026

Je privacy zit bij ons goed. We verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en niet meer dan nodig. Hieronder lees je precies welke gegevens we verwerken als je Vriendenweekend Plus gebruikt of een pakket afneemt, waarom we dat doen, en welke rechten je hebt.

1Wie is verantwoordelijk

Verantwoordelijk voor de verwerking is Smart Resolutions, Haarlemmerhoutdreef 22, 3561 JW Utrecht, Nederland (KvK 98057391). Vragen of verzoeken? Je bereikt ons altijd via hi@vriendenweekendplus.nl.

2Welke gegevens we verwerken

Bij een bestelling
De naam die je aan je weekend geeft, je e-mailadres, het gekozen webadres, het jaartal en optioneel een bestemming. Kwam je via een link van een partner, een video of een advertentie, dan bewaren we ook de code uit die link (zoals "partnernaam"), zodat we weten welke kanalen werken. Daarvoor plaatsen we niets op je toestel. Je betaalgegevens lopen rechtstreeks via onze betaaldienstverlener. Die zien we zelf niet.
Op je factuur
Vul je op de factuurpagina zelf factuurgegevens aan, zoals een bedrijf of vereniging, een naam en adres, een btw-nummer of het e-mailadres van bijvoorbeeld de penningmeester, dan zetten we die op je factuur en bewaren we ze bij je bestelling. We gebruiken ze alleen voor de factuur en onze administratie, en sturen dat e-mailadres niets.
Bij Compleet verzorgd en de extra's
Het verzendadres voor de welkomstkit of het poespaspakket, hoeveel mensen er meegaan, en wat je in de brief over jullie vertelt. Dat gebruiken we alleen om de kit en het poespaspakket te versturen en het verhaal en het lied op jullie groep te schrijven. Het verhaal schrijven we met hulp van AI (Claude, van Anthropic): daarvoor gaan alleen je antwoorden over de groep uit de brief mee, zoals voornamen, verhalen en de prijs, en nooit het verzendadres, het aantal of je e-mailadres.
Op de wachtlijst
Staat de verkoop tijdelijk dicht, dan kun je je e-mailadres achterlaten om bericht te krijgen zodra bestellen kan. We bewaren alleen dat adres en het moment van aanmelden, gebruiken het voor dat ene bericht en verwijderen het daarna.
Bij het gebruik van de Dienst
De gegevens die jij en je groep zelf invoeren, zoals spelersnamen, eventueel of iemand een man of een vrouw is (alleen voor woorden als koning of koningin), foto's (ook een foto van een duel), teams, scores, teksten en een eventueel geüpload lied. Na de prijsuitreiking maken we daar ook een video van, om te delen. Een foto verkleinen we bij het uploaden, en de gegevens die een telefoon erin meestuurt (zoals de plek waar hij gemaakt is) halen we er dan af. Die staan in de eigen, afgeschermde database van jouw Dienst.
In het demoweekend
Wat je in het demoweekend opslaat, komt in een eigen proefversie die alleen jij ziet, en die na een half uur zonder bezoek automatisch wordt verwijderd. Om te voorkomen dat iemand massaal proefversies aanmaakt, bewaren we zolang een afgeleide van je IP-adres (een hash met een geheime sleutel, niet naar jou te herleiden). Die gaat mee weg met de proefversie.
Technisch
Een functionele sessie-cookie om je ingelogd te houden, en beperkte serverlogs (zoals je IP-adres bij inlogpogingen) om de Dienst tegen misbruik te beschermen. Meld je je aan voor de wachtlijst, dan bewaren we kort een afgeleide van je IP-adres (een hash met een geheime sleutel, niet naar jou te herleiden), alleen om massale aanmeldingen tegen te houden. Hetzelfde doen we bij een bestelling, om massale bestellingen tegen te houden. Die afgeleide wordt uiterlijk na twee dagen automatisch verwijderd.

Vriendenweekend Plus is niet specifiek gericht op kinderen onder de 16 jaar. Voert een organisator spelersnamen of foto's van minderjarigen in, dan gaan wij ervan uit dat daarvoor de benodigde toestemming of een andere wettelijke grondslag bestaat. De organisator staat daarvoor in. In de praktijk: vraag bij spelers onder de 16 eerst toestemming aan hun ouders of verzorgers voordat je een naam of foto invoert.

De organisator die een Dienst afneemt, is verantwoordelijk voor de gegevens die hij en zijn groep over de deelnemers invoeren (zoals namen en foto's) en zorgt ervoor dat de deelnemers daarvan op de hoogte zijn. Voor die gegevens treden wij op als verwerker namens de organisator, terwijl wij voor de bestelgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Voor zover wij persoonsgegevens namens de organisator verwerken, gelden deze privacyverklaring en onze algemene voorwaarden als beschrijving van die verwerking: alleen voor de werking van jouw Dienst, met de beveiliging en bewaartermijnen uit dit beleid, en met alleen de dienstverleners uit artikel 4. Indien wettelijk vereist verstrekken wij op verzoek aanvullende afspraken over de verwerking. Foto's, teksten en een geüpload lied bewaren en tonen we uitsluitend voor de werking van jouw Dienst. We gebruiken ze niet voor iets anders. Het weekendlied in Compleet verzorgd maken we op jouw verzoek, op basis van de informatie die je aanlevert.

3Waarom we ze verwerken (en op welke grondslag)

We verwerken deze gegevens om onze afspraak met jou uit te voeren: je Dienst aanmaken en leveren, en je ondersteunen als dat nodig is. Daar horen de e-mails bij die nodig zijn voor je bestelling: de bevestiging met je webadres en je factuur, bij Compleet verzorgd een herinnering voor de brief en een bericht bij elke afgeronde stap van het maakwerk, een link voor een nieuw wachtwoord als je daarom vraagt, en een waarschuwing voordat we je spel opruimen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst. De beperkte technische gegevens uit artikel 2 (zoals het IP-adres bij inlogpogingen en de gehashte afgeleide daarvan bij de wachtlijst en bij een bestelling) verwerken we op grond van ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging, fraudepreventie en het opsporen van misbruik. Voor de wachtlijst is de grondslag je toestemming: je vraagt zelf om dat ene bericht, en je adres wordt daarna verwijderd.

De ochtend na jullie trip sturen we je één bedankmail: met de winnaar en de terugblik, een organisator-pas met korting om door te geven aan wie het volgende weekend organiseert, en de vraag of je een reactie wilt delen. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang om klanten na afloop te bedanken en te wijzen op een vergelijkbare dienst van ons, zoals de wet dat toestaat bij bestaande klanten. Wil je dat niet? Antwoord op die mail, of mail ons, met "afmelden". Dan sturen we je niets meer dat niet nodig is voor een bestelling.

Om je uit te nodigen voor een eerlijke review, gaat een kopie van die bedankmail naar Trustpilot. Trustpilot stuurt je daarna één uitnodiging. Een review schrijven is altijd vrijwillig, en je organisator-pas staat daar los van. Ook dit doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang: andere groepen helpen kiezen, en zelf horen wat beter kan. Wil je geen uitnodiging? Meld je af via de link in de mail van Trustpilot, of mail ons vooraf met "afmelden".

Stuur je ons een reactie op jullie weekend en geef je toestemming om die te tonen, dan zetten we hem op onze website, met alleen een voornaam. De grondslag is je toestemming. Je kunt die altijd intrekken via hi@vriendenweekendplus.nl, en dan halen we de reactie weg.

Behalve die ene bedankmail gebruiken we je gegevens niet voor marketing zonder je toestemming, en we verkopen ze niet.

4Met wie we ze delen

We schakelen een klein aantal dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken:

Met deze partijen sluiten we waar nodig een verwerkersovereenkomst. Verder geven we je gegevens niet aan anderen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Je gegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie, met één uitzondering: de antwoorden uit de brief die we voor het verhaal aan Anthropic geven, worden in de Verenigde Staten verwerkt. Resend is ook een Amerikaanse partij, maar verwerkt de gegevens op EU-servers. Waar gegevens buiten de EU worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen conform de AVG (zoals de EU-modelcontractbepalingen).

5Hoe lang we ze bewaren

Bestelgegevens bewaren we zolang dat nodig is voor onze administratie en de wettelijke bewaarplicht (voor de financiële administratie geldt in Nederland doorgaans zeven jaar). De inhoud van jouw Dienst (namen, foto's, lied, scores) bewaren we tot twee weken na de laatste dag van jullie trip. Daarna ruimen we die automatisch op, en minimaal zeven dagen van tevoren sturen we je daarover een e-mail. Vraag je ons die eerder te verwijderen, dan doen we dat binnen 14 dagen. Verwijderen is definitief en kan niet worden teruggedraaid.

6Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. De verbinding loopt via HTTPS, elke klant heeft een eigen, afgeschermde database, en de Dienst zit achter een geheim toegangswoord dat jij met je groep deelt. De databestanden staan buiten de openbare webmap.

Ondanks deze maatregelen kan een beveiligingsincident nooit helemaal worden uitgesloten. Ontdekken we een datalek, dan treffen we passende maatregelen, melden we dit waar de wet dat vereist bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en informeren we jou en de betrokkenen als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor hen oplevert. Ieder beveiligingsincident onderzoeken we, en we nemen maatregelen om herhaling te voorkomen.

7Cookies

We gebruiken alleen een functionele sessie-cookie om je ingelogd te houden. Die is nodig om de Dienst te laten werken en vraagt daarom geen toestemming. Tracking- of advertentiecookies plaatsen we niet, we volgen je niet over andere websites en we delen niets met advertentienetwerken. Het bord onthoudt in je browser hooguit een paar dingen voor het spel: een voorkeur, zoals of je de sfeermuziek hebt gepauzeerd, en als je zelf iemand uitdaagt, wie je bent en een sleutel om je eigen uitdaging weer in te trekken. Dat blijft op je eigen toestel. Sla je in het demoweekend iets op, dan wijst een tweede functionele cookie naar je eigen proefversie. Open je op een tv het adres /tv, dan onthoudt een functionele cookie een dag lang welke koppelcode bij die tv hoort. Ook die vragen geen toestemming.

Voor de bezoekersaantallen op onze eigen website tellen we per dag hoe vaak een pagina is opgevraagd. Dat is een simpele teller op onze eigen server: we slaan alleen een datum, het pad en een aantal op. Geen cookie, geen IP-adres, geen sessie en geen apparaatgegevens, dus die tellingen zijn niet naar een bezoeker te herleiden. We gebruiken geen externe analysedienst.

8Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, en op correctie, verwijdering, beperking of overdracht ervan, en je mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. De inhoud van jouw Dienst kun je bovendien op elk moment zelf als zipbestand downloaden (knop "Bewaren" in het beheer van je bord). Daarmee heb je je gegevens meteen in een overdraagbare vorm. Stuur je verzoek naar hi@vriendenweekendplus.nl, dan reageren we binnen de wettelijke termijn. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen voordat we een verzoek uitvoeren, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres van je bestelling.

9Klacht bij de toezichthouder

Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We stellen het op prijs als je het eerst even met ons probeert op te lossen.

10Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op vriendenweekendplus.nl, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

11Contact

Vragen over je privacy? Mail ons gerust via hi@vriendenweekendplus.nl.